Kısa cevap: Hakem yönetim sistemi, bir derginin hakem havuzunu, davetlerini, değerlendirme sürelerini ve hakem raporlarını tek yerden izlemesini sağlayan yazılımdır. Genellikle bağımsız bir ürün değil, dergi yönetim sisteminin parçasıdır.
Hakem sürecini e-postayla yürütmek neden zorlaşır?
Birkaç başvuruda her şey kontrol altında görünür. Başvuru sayısı arttığında şu sorular cevapsız kalmaya başlar: Bu makale kimde? Hakem daveti kabul etti mi? Süresi ne zaman doldu? Bu hakeme son altı ayda kaç makale gönderdik? Bilgi editörlerin kişisel e-posta kutularında kalırsa, editör değişiminde kaybolur ve süreç denetlenemez hale gelir.
İyi bir hakem yönetim sistemi ne yapmalı?
Hakem havuzu
Hakemlerin uzmanlık alanı, anahtar kelimeleri ve geçmiş çalışmaları kayıtlı olmalıdır. Editör, makalenin konusuna göre aday bulabilmelidir. Dijider'de hakem seçiminde havuzdan, anahtar kelime eşleşmelerinden ve eşleşme skorlarından yararlanılır; ayrıntılar hakem yönetimi sayfasında.
Davet ve yanıt takibi
Kabul edilen, reddedilen ve bekleyen davetler tek ekranda görünmelidir. Davet reddedildiğinde editör yeni adaya hızla geçebilmelidir.
Otomatik hatırlatmalar
Editörlerin en çok zaman kaybettiği iş takip e-postalarıdır. Süresi yaklaşan veya geciken değerlendirmeler için hatırlatmalar sistem tarafından gönderilmelidir.
Kör hakemlik koruması
Çift kör süreçte yazar ve hakem kimlikleri birbirine görünmemelidir. Sistem bu ayrımı yetki düzeyinde korumalı, tek bir yanlış e-postayla bozulmamalıdır.
Dergiye özel değerlendirme formu
Her alanın ölçütü farklıdır. Formu dergi kendisi tanımlayabilmeli; hakem önerileri (yayımlanabilir, minör revizyon, majör revizyon, ret) kayıt altına alınmalıdır.
Revizyon geçmişi
Düzeltilen dosyanın aynı hakeme dönebilmesi ve önceki turların görülebilmesi gerekir. Karar geçmişi, sonradan bir itiraz geldiğinde derginin dayanağıdır.
Hakem iş yükü görünürlüğü
Aynı birkaç hakeme yüklenmek hem kaliteyi hem de hakem kabul oranını düşürür. Konuyu hakem iş yükü yönetimi yazımızda ele aldık.
Hakem takdiri
Hakemlik çoğunlukla gönüllü bir emektir. Sistemin hakem sertifikası üretebilmesi, hakemin katkısını belgelemesine yardım eder.
Seçerken sorulacak sorular
- Hakem havuzunu dışa aktarabilir miyim, sözleşme bitince bu veri bende kalır mı?
- Çıkar çatışması kontrolü için hakemin kurumu veya ortak yayını görünür mü?
- Her işlem kim tarafından ne zaman yapıldı, görebiliyor muyum?
- Hakem önerisi hangi pakette yer alıyor?
- Hakem arayüzü hesap oluşturmakta zorlanmadan kullanılabiliyor mu?
Son madde küçük görünür ama çok önemlidir: Hakem zaten gönüllüdür ve karmaşık bir arayüz daveti reddetme nedenine dönüşebilir.
Denetlenebilirlik neden önemli?
COPE'nin temel uygulamaları ve DOAJ ölçütleri, derginin hakem sürecini açıkça tanımlamasını bekler. Sürecin kayıtlı olması, gerektiğinde bu uygulamayı kanıtlamanızı sağlar. Tasarım önerileri için denetlenebilir hakemlik iş akışları yazısına bakın.
Sık sorulan sorular
Hakem yönetim sistemi ile makale yönetim sistemi aynı şey mi?
Çok yakındır. Makale yönetim sistemi başvurudan yayına tüm süreci kapsar; hakem yönetimi bunun bir bölümüdür. Aramalarda iki ad genellikle aynı ürün için kullanılır.
Sistem hakemi otomatik mi atar?
Sistem aday önerebilir, ancak çıkar çatışması ve uzmanlık değerlendirmesi editörün sorumluluğunda kalmalıdır. Son karar hep editörde olmalıdır.
Küçük bir dergi için gerekli mi?
Az başvuru alan bir dergi için de kayıt tutmak gerekir. Asıl fayda hızdan önce sürecin kişilere değil, sisteme bağlı olmasıdır.
Dijider'in hakem sürecini görmek için özellikler sayfasına göz atabilir, sizin için uygun paketi fiyatlar sayfasında karşılaştırabilirsiniz.
Kaynaklar ve editoryal kanıtlar
İnceleyen: Dijider Yayın Kurulu